Spisový (kancelársky) poriadok obce

I. VÝCHODISKÁ

Obec v rámci svojej mnohostrannej činnosti vystupuje aj ako správny orgán (daňový orgán, stavebný orgán, …) – t.j. v početných prípadoch vedie konania, kde vykonáva dokazovanie a vydáva rozhodnutia.

Nevyhnutnou zákonnou podmienkou sa stáva tzv. funkčná byrokracia – t.j. vedenie spisu a garantovanie jeho úplnosti a kompletnosti. Judikatúra súdov v tejto súvislosti používa výraz „žurnalizácia spisu“.

Je vecou obce, aby pristúpila k vydaniu samostatného „Spisového poriadku obce“ (podľa pripojeného vzoru) alebo celú časť, týkajúcu sa spisového poriadku zapracovala do vlastného „Registratúrneho poriadku obce“.

Je pritom potrebné dôsledne skutkovo a právne rozlišovať a odlišovať

• registratúru (registratúrnu značku) ako proces prijímania a odosielania pošty z obecného úradu a na obecný úrad na strane jednej a
• vedenie spisovej agendy na úrovni obce v jednotlivých konaniach (spisová značka, resp. číslo konania) podľa osobitných procesných predpisov na strane druhej.

Obec ako orgán je totiž postavený na agendovom prístupe – nie personálnom (dôležité je agendu včas a zákonne vybavovať a rozhodovať v týchto veciach – otázka personálna v kontexte rozhodovania nie je dôležitá).